Работа с кассовыми аппаратами

Кассовый аппарат. У представителей малого бизнеса, привыкших работать с наличностью, переход на кассовый расчет может вызвать ряд вопросов. Главные из них: в чем заключается работа с кассовыми аппаратами, как освоить ее самому и обучить сотрудников. Ответ на эти другие вопросы - читайте в этой статье.

С какими кассовыми аппаратами лучше работать

Кассовые аппараты, чаще всего применяемых владельцами малого бизнеса бывают трех типов:

• автономный аппарат;
• “умный” терминал;
• фискальный регистратор или принтер для чеков.

Что у них общего и чем они отличаются? Автономные приборы - это простые кассовые аппараты, которые состоят из нескольких модулей: регистратора, интернет-модуля и чекопечати. Они отправляют данные налоговым службам и выдают чеки. Такие устройства оптимальны для мелкой розницы.

“Умный” терминал - это сложное устройство, представляющее собой планшет с сенсорным экраном. Он оборудован сложным программным обеспечением, которое позволяет формировать заказы, интегрироваться с товароучетной программой, систематизировать и контролировать работу персонала. Подходят для общепита и сетевых розничных магазинов.

Тех предпринимателей, которые освобождены от обязательного использования кассовых аппаратов интересует, можно ли кассовый аппарат использовать как принтер и только. Для таких целей подойдут фискальные регистраторы, которые как раз только печатают чеки. Чтобы использовать их как кассовые аппараты, их подключают к компьютеру.

Основные положения для работы с кассовым аппаратом

• работать с кассовым аппаратом могут только те сотрудники, которые заключили с владельцем договор о принятии материальной ответственности;
• прежде чем приступать к работе с кассовым аппаратом, следует тщательно изучить инструкцию по эксплуатации;
• в конце каждого рабочего дня необходимо обнулять данные кассового аппарата и изымать выручку;
• перед началом работы с устройством необходимо проверить все настройки. Подробнее об этом мы расскажем ниже.
• необходимо вносить данные в кассовую книгу, в которой ведется учет всех кассовых операций.
• с кассовым аппаратом работают как персонал зала (кассиры, продавцы), так и руководящие сотрудники (директор, управляющий, владелец).

Что входит в обязанности руководства относительно работы с кассовым аппаратом?

В обязанности руководящих сотрудников входит контроль кассовых расчетов, контроль персонала на предмет правильной эксплуатации кассовых аппаратов и ведение учета кассовых операций . Если быть точнее, руководящий сотрудник выполняет следующие действия:

1. обучает сотрудников работе с кассовым устройством;
2. занимается программированием кассовой системы;
3. вносит данные в книгу учета под своей подписью, участвовать в ведении и учете кассовых документов;
4. фиксирует начало работы с кассовым аппаратом;
5. фиксирует начало новой контрольной ленты;
6. обеспечивает аппарат расходными материалами и др.
7. вести учет расходных материалов, расходных и приходных ордеров.

Что входит в обязанности ответственного персонала относительно работы с кассовым аппаратом?

Как уже упоминалось, продавец-кассир - это лицо, связанное материальной ответственностью. Недостача в кассе или нарушение эксплуатации кассового оборудования по договору становиться проблемой самого сотрудника. По этой причине, сотрудник должен быть хорошо “подкован” в вопросе работы с кассой, грамотно и скрупулезно выполнять свои обязанности:

1. Совершать денежные операции;
2. Участвовать в ведении и учете кассовой документации;
3. Обеспечивать сохранность наличных в кассе;
4. Сверять количество наличных в кассе;
5. Проводить кассовые расчеты в начале и конце рабочего дня.

Подготовка к проведению кассовых операций

Этапы работы с кассовым аппаратом можно условно разделить на подготовительные и текущие. Коротко рассмотрим каждый из них.

Прежде всего необходимо проверить исправность устройства и целостность корпуса. Далее - установить аппарат в удобном месте и подключить к розетке.

После - зарегистрировать кассиров и администраторов в программе устройства и приступить к программированию самой системы.

Программирование - это занесение в память устройства разнообразных параметров, которые позволяют настраивать аппарат на различные

формы организации торговли. Данные вводятся с помощью клавиатуры на самом оборудовании или компьютере.

Например, можно выбрать и запрограммировать новый код товара (услуги), название, установить цену, отдел, товарную и налоговые группы, запас товара.

Порядок программирования устройства подробно описан в инструкции к нему.

Кассовые операции, проводимые в течение дня

В течение дня продавец кассир проводит через расчетные операции на полную с распечаткой чеков и выдает чеки покупателю и потребителю услуг. Кроме того, сотрудник может также:

• формировать так называемый Х-отчет, который дает возможность контролировать и сверять имеющееся количество денег в кассе с чеками;

• пополнять запас “разменки”. Эти деньги регистрируются в кассе как “служебное внесение”;

• проводить инкассацию в случае необходимости.

Окончание смены

В конце смены ответственный сотрудник проводит отчетные операции:

• формирует так называемый Z-отчет. (в виде чека). Он нужен налоговым службам для контроля. Подробно о процессе его формирования читайте в инструкции к кассовому аппарату;

• вклеивает отчет в книгу учета;

• проводит инкассацию;

• выключает кассовый аппарат. Согласно инструкции, следует полностью отключить прибор от источника питания.

Следует помнить, что любые манипуляции с кассовым аппаратом, не прописанные в инструкции, осуществлять строго запрещено. Любая неисправность аппарата - это повод обратиться к специалистам, имеющих опыт и квалификацию в работе с такими приборами. И главное - выбирайте качественные кассовые аппараты у сертифицированных продавцов с гарантией. Так, компания УкрВесы предлагает к продаже только те модели кассовых аппараты, которые прошли государственную сертификацию и были проверены сотнями владельцев бизнеса.