Робота з касовими апаратами

Касовий апарат. У представників малого бізнесу, які звикли працювати з готівкою, перехід на касовий розрахунок може викликати ряд запитань. Головні з них: у чому полягає робота з касовими апаратами, як освоїти її самому і навчити співробітників. Відповідь на ці та інші запитання читайте в цій статті.

З якими касовими апаратами краще працювати

Касові апарати, які найчастіше використовуються власниками малого бізнесу бувають трьох типів:

• автономний апарат;
• "розумний" термінал;
• фіскальний реєстратор або принтер чеків.

Що у них спільного і чим вони відрізняються? Автономні прилади - це прості касові апарати, які складаються з декількох модулів: реєстратора, інтернет-модуля і друку етикеток. Вони відправляють дані податковим службам і видають чеки. Такі пристрої оптимальні для дрібної роздробу.

"Розумний" термінал - це складний пристрій, що представляє собою планшет з сенсорним екраном. Він оснащений складним програмним забезпеченням, яке дозволяє формувати замовлення, інтегруватися з товароучетной програмою, систематизувати і контролювати роботу персоналу. Підходять для громадського харчування і мережевих роздрібних магазинів.

Тих підприємців, які звільнені від обов'язкового використання касових апаратів цікавить, можна касовий апарат використовувати як принтер і тільки. Для таких цілей підійдуть фіскальні реєстратори, які як раз тільки друкують чеки. Щоб використовувати їх як касові апарати, їх підключають до комп'ютера.

Основні положення для роботи з касовим апаратом

• працювати з касовим апаратом можуть тільки ті працівники, які уклали з власником договір про прийняття матеріальної відповідальності;
• перш ніж приступати до роботи з касовим апаратом, слід ретельно вивчити інструкцію по експлуатації;
• в кінці кожного робочого дня необхідно обнуляти дані касового апарату і вилучати виручку;
• перед початком роботи з пристроєм необхідно перевірити всі налаштування. Детальніше про це ми розповімо нижче.
• необхідно вносити дані в касову книгу, в якій ведеться облік усіх касових операцій.
• з касовим апаратом працюють як персонал залу (касири, продавці), так і керівні працівники (директор, керуючий, власник).

Що входить в обов'язки керівництва щодо роботи з касовим апаратом?

В обов'язки керівних працівників входить контроль касових розрахунків, контроль персоналу на предмет правильної експлуатації касових апаратів і ведення обліку касових операцій . Якщо бути точніше, керівний працівник виконує наступні дії:

1. навчає співробітників роботі з касовим пристроєм;
2. займається програмуванням касової системи;
3. вносить дані в книгу обліку під своїм підписом, брати участь у веденні обліку і касових документів;
4. фіксує початок роботи з касовим апаратом;
5. фіксує початок нової контрольної стрічки;
6. забезпечує апарат витратними матеріалами та ін.
7. вести облік витратних матеріалів, видаткових і прибуткових ордерів.

Що входить в обов'язки відповідального персоналу щодо роботи з касовим апаратом?

Як вже згадувалося, продавець-касир - це особа, пов'язана матеріальною відповідальністю. Недостача в касі або порушення експлуатації касового обладнання за договором ставати проблемою самого співробітника. З цієї причини, співробітник повинен бути добре "підкований" у питанні роботи з касою, грамотно і скрупульозно виконувати свої обов'язки:

1. Здійснювати грошові операції;
2. Брати участь у веденні обліку і касової документації;
3. Забезпечувати збереження готівки в касі;
4. Звіряти кількість готівки в касі;
5. Проводити касові розрахунки на початку і в кінці робочого дня.

Підготовка до проведення касових операцій

Етапи роботи з касовим апаратом можна умовно розділити на підготовчі та поточні. Коротко розглянемо кожен з них.

Насамперед необхідно перевірити справність пристрою і цілісність корпусу. Далі - встановити апарат у зручному місці і підключити до розетки.

Після - зареєструвати касирів і адміністраторів у програмі пристрою і приступити до програмування самої системи.

Програмування - це занесення в пам'ять пристрою різноманітних параметрів, які дозволяють налаштовувати апарат на різні

форми організації торгівлі. Дані вводяться з допомогою клавіатури на самому обладнанні або комп'ютері.

Наприклад, можна вибрати і запрограмувати новий код товару (послуги), назва, встановити ціну, відділ, товарну і податкові групи, запас товару.

Порядок програмування пристрою детально описано в інструкції до нього.

Касові операції, що проводяться протягом дня

Протягом дня продавець касир проводить через розрахункові операції на повну з роздрукуванням чеків і видає чеки покупця і споживача послуг. Крім того, працівник може також:

• формувати так званий Х-звіт, який дає можливість контролювати і звіряти наявну кількість грошей у касі з чеками;

• поповнювати запас "разменки". Ці гроші реєструються в касі як "службове внесення";

• проводити інкасацію у разі необхідності.

Закінчення зміни

В кінці зміни відповідальний працівник проводить звітні операції:

• формує так званий Z-звіт. (у вигляді чека). Він потрібен податковим службам для контролю. Докладно про процес його формування читайте в інструкції до касового апарату;

• вклеює звіт в книгу обліку;

• проводить інкасацію;

• вимикає касовий апарат. Згідно інструкції, слід повністю відключити прилад від джерела живлення.

Слід пам'ятати, що будь-які маніпуляції з касовим апаратом, не прописані в інструкції, здійснювати суворо заборонено. Будь-яка несправність апарату - це привід звернутися до фахівців, що мають досвід і кваліфікацію в роботі з такими приладами. І головне - вибирайте якісні касові апарати у сертифікованих продавців з гарантією. Так, компанія УкрВесы пропонує до продажу тільки ті моделі касових апарати, які пройшли державну сертифікацію і були перевірені сотнями власників бізнесу.